RFP（提案依頼書）とは？作成するメリットや注意点、手順を詳しく解説！

RFPとは、システム開発会社に対し、解決したい課題や達成したい目標を伝え、具体的な技術仕様の提案を依頼するために作成される文書です。「Request For Proposal」の略であり、日本語では「提案依頼書」と訳されます。

企業がシステム開発を依頼する場合は、複数のベンダーにRFPを提示して、各ベンダーから提案を受けましょう。その上で、提案を一定の基準で評価し、条件に適合するプロダクト・開発企業を選択してください。

なお、RFPには、以下の項目を盛り込むことが多く見受けられます。

• プロジェクトの全体像
• 開発の目的
• スケジュール
• 予算
• 現状の課題
• 目標
• プロジェクトの体制
• 責任者

また、特定非営利活動法人ITコーディネータ協会がRFPの「ひな型」を公開しているため、作成する際の参考にしてください。

RFIとは、ベンダーに対し、RFPを作成するために必要な情報の提供を依頼する文書です。「Request For Information」の略であり、日本語では「情報提供依頼書」と訳されます。

ハードウェアやソフトウェアに関連する情報や同業他社の構築事例、保守・運用に関する情報などを幅広く収集することを目的として作成されます。

RFPとRFIの違いは、システム導入プロセス全体の作成・交付時期および記載内容です。まず、RFPを作成・交付する前の段階で、RFIを作成・交付してください。そして、RFIによって得られた情報を踏まえて、RFPに記載するべき事項を決定しましょう。

RFQとは、各種取引条件を明記し、見積りを依頼するために作成される文書です。「Request For Quotation」の略であり、日本語では「⾒積依頼書」と訳されます。RFPとRFQの違いは、システム導入プロセス全体の作成・交付時期および記載内容です。

なお、RFPのやり取りが終了してからRFQを作成・交付するケースと、RFPとRFQを同時に作成・交付するケースがあります。

前者が一般的ですが、後者の方式を採用している組織・企業も存在します。後者の方式を採用している組織の代表例は、JAXA（国立研究開発法人宇宙航空研究開発機構）です。JAXAでは、RFIに関するやり取りの終了後、RFPとRFQを同時に作成・交付しています。

システム開発を依頼する際にRFPがあれば、ベンダーも要件や目的を正確に理解できるためスムーズなやり取りが可能です。また、発注側と受注側の認識に齟齬が発生しにくくなります。

以下、享受できる主なメリットを2つ紹介します。

RFPを作成する際は、自社が抱える課題やシステム導入の目的などを社内で議論し、合意形成を図る必要があります。その結果、解決したい課題や要件・要望が明確化され、ベンダーに対して正確に伝えられます。

口頭で説明する場合、不明瞭な点が残ることもあるでしょう。しかし、書面でやり取りすれば、曖昧な点が減少し、適切な提案を受けられる可能性が高まります。要件の見落としも防止でき、プロジェクトの成功率が向上するでしょう。

RFPを作成し、複数のベンダーに交付すれば、各ベンダーが受け取る情報が統一されます。同じ情報を踏まえて提案してくれるため、公平に評価でき、自社に適したベンダーを選定しやすいでしょう。

また、RFPを用いたコンペを開催することも検討しましょう。そうすれば、より提案力のあるシステム会社を見極めやすくなります。

RFPを作成してからベンダーに交付するまでの流れ（手順）を把握し、現状や課題を含めてできるだけ具体的な情報を提供できるよう心がけましょう。

まず、「システムの導入」「リプレース」など、プロジェクトの目的を明確化しましょう。現行の業務やシステムをチェックし、どのような課題があるのかを正確に把握してください。

書類上で調査するだけではなく、経営層・管理職・現場など、様々な階層のスタッフにインタビューを実施することが重要です。

現行の業務やシステムの課題が抽出されたら、解決策を立案しましょう。優先順位の設定や、実現可能かどうかの精査も実施してください。

「システムを誰がどのように使うのか」「社内教育が必要か」「他部署との連携でどのようなメリットが生まれるか」など、細かく検討しましょう。

RFPには、システムの概要、提案依頼事項、提案手続き、開発に関する条件（選定の進め方）、保証要件、契約事項などの要素を盛り込んでください。作成後、複数人でのチェックが済んだら、べンダーに交付します。

上述したように、特定非営利活動法人ITコーディネータ協会がRFPの「ひな型」を公開しています。「ひな型」を参考にしながらRFPを作成しましょう。

日本最大のシステム開発・運用・保守に関する総合展「Japan IT Week」の詳細はこちら

ITシステムを導入・選定する際は、ベンダーとの認識齟齬を避けるためにも、RFPを作成・交付しましょう。複数のベンダーに交付することで、各ベンダーが受け取る情報が統一されるため、公平に評価でき自社に適したベンダーを選定しやすくなります。

ITに詳しい人材が社内にいない場合は、外部のRFP作成サービスを活用することも選択肢のひとつです。

システムの導入・選定に携わっている方や、これから携わる予定の方は、ご来場の上、RFP支援サービスに関する最新情報を収集しましょう。また、RFP支援サービスを提供している企業の場合は、新規顧客開拓のために、ぜひ出展をご検討ください。

日本最大のシステム開発・運用・保守に関する総合展「Japan IT Week」の詳細はこちら